A maioria das empresas, tanto de pequeno, médio e grande portes, vêm fazendo uso de diversos sistemas tecnológicos como forma de automatizar processos e garantir uma melhor gestão destes. Um deles é o sistema de gestão de compras.
A automatização e otimização de processos promove uma maior eficiência organizacional e, além de cuidar das vendas, finanças, etc., o sistema de gestão de compras torna-se fundamental para controlar o seu estoque e todo o setor de compras.
Aliás, fazer uma eficiente gestão de compras no seu negócio é de suma importância para o mesmo. Os sistemas de gestão de compras conseguem viabilizar e muito esta administração, favorecendo-a.
Neste artigo, vamos explicar melhor como são estes sistemas, onde e como adquiri-los, bem como sua real importância. Acompanhe.
Para você que já domina o processo de gestão de compras em um sistema online, conheça a versão online do nosso sistema através do whatsapp abaixo:
O que é exatamente uma gestão de compras?
Por muitos anos, a gestão de compras não recebeu a devida importância pelas empresas e era considerada apenas um processo meramente burocrático. Podemos arriscar a dizer, inclusive, que não se tratava de gestão e sim de reposição de estoque.
Felizmente, com o tempo, os gestores passaram a perceber a importância de um melhor controle e gerenciamento do setor de compras, principalmente como fator decisivo nas tomadas de decisão.
A partir deste momento, então, podemos considerar que nasceu a gestão de compras, propriamente dita. É através de um controle do setor de compras mais preciso que as empresas irão garantir que as aquisições de produtos e/ou a prestação de serviços sejam feitas de maneira correta.
Isto garante, como já dito, maior eficiência e controle dos processos e consequente redução de custos, desperdícios, atrasos nas entregas, etc. É daqui que se percebe a real importância desta gestão de compras.
Por meio dela torna-se possível acompanhar todas as entradas e saídas de mercadorias do estoque. Nos dias de hoje, a utilização de sistemas de gestão de compras está cada vez mais presente na maioria das empresas.
Qual a função de um sistema de gestão de compras ?
Será através de um sistema de gestão de compras que todo o processo de controle dos gastos com mercadorias, organização das rotinas administrativas relacionadas com compras, materiais e fornecedores será efetivamente realizada.
O sistema irá automatizar e, por consequência, otimizar todos estes processos. Pode parecer repetitivo, mas em tese é isto que um software de gestão de compras fará. Isto facilitará a gestão, a tomada de decisão, viabilidade do negócio e tem por consequência redução de custos e aumento da lucratividade da empresa.
Quais as vantagens de um sistema de gestão de compras?
Podemos enumerar várias vantagens na aquisição de um software específico para as compras de uma empresa, como:
· Melhor controle de pedidos de compra
É sabido que todas as compras realizadas por uma empresa envolvem diferentes áreas como o setor financeiro, contas a pagar, o setor de estoque, de produção, vendas, entre outros.
Um sistema de gestão de compras será responsável por proporcionar um maior controle de todos os pedidos, promovendo ainda a integração entre os diversos setores da organização.
Produz ainda um melhor detalhando das condições de pagamento, datas de vencimento e muitos outros itens relevantes para uma eficaz gestão. Deste modo, a empresa poderá se organizar melhor, realizar pedidos maiores em determinadas situações e por conta disso garantir até uma porcentagem maior de descontos aos seus clientes, por exemplo.
Por outro lado, evitará estocagem desnecessária, inibindo desperdícios, principalmente quando se tratam de produtos e itens perecíveis, por exemplo. Além disso, ao ter um melhor controle de datas, garante também uma eficiente reposição de estoque, evitando falta de mercadorias.
· Atualizações automáticas
Por se tratar de um sistema, todas as aquisições de mercadorias possuem lançamento por meio da indicação de itens e este processo é automático. Com isso, toda a rotina diária da empresa será favorecida, minimizando erros humanos de digitação e/ou conferência.
Outro ponto a se considerar é a duplicidade de itens, que vai ser evitada, reduzindo também novas conferências e retrabalhos desnecessários. Todo o controle estará à disposição da gestão, em tela única e em tempo real, afinal, é um sistema online.
· Melhor monitoramento dos pedidos de compra
Este controle e monitoramento dos pedidos de compra passa a ser totalmente automatizado, garantindo maior precisão das informações e viabilizando a tomada de decisão por parte dos gestores quanto a entrada de produtos na empresa.
Com relatórios mais precisos e uma visão centralizada de tudo que entra na empresa, a gestão de compras será favorecida.
· Uma maior agilidade nas transações
Por ter todas as informações sobre compras e reposição de estoque, sua empresa conseguirá entrar em contato com um número bem maior de fornecedores, cotar preços e ainda conseguira uma maior agilidade nas transações concretizadas.
Um simples clique seria o suficiente para tornar um orçamento em uma compra realizada, com maior precisão e visibilidade do negócio realizado. Isto também é amplamente facilitado no que diz respeito a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.
Como é possível perceber, em poucos instantes o gestor conseguirá movimentar seu estoque, fazer orçamentos com novos fornecedores, aprovar orçamentos já feitos e garantir a compra das mercadorias necessárias.
· Maior produção de lucros
Qual empresa não visa lucros? É quase impossível indicar uma, não é mesmo? Muitos empreendedores entendem que a lucratividade de uma empresa é obtida principalmente através das vendas, da comercialização de seus produtos.
Mas não é bem assim. Falamos aqui diversas vezes em redução de custos, a partir de uma eficiente gestão de compras. É não é só isso não.
Um sistema de gestão de compras está totalmente em de acordo às regras do negócio e com isso consegue simplificar e muito gestão de relatórios e também de desempenho, pois se integra ao sistema de gestão da empresa.
Desta forma, torna-se muito mais fácil negociar preços com fornecedores, realocar verbas na empresa, criar promoções com preços mais atrativos dos produtos ao consumidor final (favorecendo as vendas) e ainda permite um gerenciamento mais preciso dos setores que gastam mais bem como os que gastam menos.
· Acompanhamento de todos os pedidos diretamente no sistema
Todo o controle e acompanhamento de tudo que acontece no setor de compras pode ser visualizado diretamente pelo sistema de gestão de compras e em tempo real.
Sabe aqueles gargalos que muitas vezes surgem do nada? Eles podem não só ser identificados com relativa antecedência como também poderão ser evitados, viabilizando a aplicação das soluções cabíveis.
Onde e como adquirir um sistema de gestão de compras ?
Conforme a demanda por alta tecnologia por parte das organizações foi aumentando, muitas empresas começaram a oferecer softwares dos mais variados tipos prometendo entregar soluções tecnológicas que viabilizassem o negócio.
No entanto, é preciso observar bem se este ou aquele software irá conseguir atender as reais necessidades do “seu” negócio, pois, se não for assim ao invés de uma solução você vai acabar é trazendo mais problemas.
Ao procurar por estes sistemas no mercado, você precisará observar bem a idoneidade da empresa, se a mesma conta com tecnologia de última geração, se oferece suporte aos seus produtos entre outros fatores relevantes.
Uma empresa que tem tudo isto e muito mais para oferecer é a Bessani Softwares. A solução da Bessani Softwares opera como um Sistema de Gestão de Compras completo e que se integra perfeitamente ao seu atual sistema de gestão empresarial.
Com o Sistema de Gestão de Compras da Bessani Softwares você terá total controle da gestão de compras, recebimentos e dos fornecedores de sua empresa, tornando possível a real redução dos gastos da mesma.
Ele também irá facilitar o processo de escolha dos fornecedores mais adequados às necessidades do seu negócio, obtendo-se um melhor equilíbrio da gestão financeira no que diz respeito aos recebimentos e pagamentos.
O Sistema de Gestão de Compras da Bessani Softwares foi projetado para conseguir atender a todas as necessidades relacionadas à uma eficiente gestão de compras, indo desde uma simples solicitação de compra até o recebimento, conferência e controle de estoque.
A Bessani Softwares é uma Software House estabelecida em Rio Claro – SP e é especializada em desenvolvimento de soluções tecnológicas de gestão empresarial.
Tem por missão integrar as informações de seus clientes com o sucesso de seus negócios, entregando ferramentas inovadoras, com tecnologia de ponta e garantindo aos mesmos o pleno monitoramento do seu empreendimento.
Você viu até aqui a importância de uma gestão de compras e mais ainda a relevância de ter em sua empresa um sistema de gestão de compras integrado que possa viabilizar o seu negócio. O investimento neste tipo de tecnologia representa a melhor relação custo benefício para a sua empresa.
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