Um sistema para emissão de NFe é fundamental para todo negócio e por isso é importante saber escolher um que seja seguro. Se você é um empreendedor ou pretende ser um, com certeza já está ciente dos desafios que terá que enfrentar, principalmente no que diz respeito a manter a sua empresa devidamente legalizada.
Para você que já domina o processo de emissão de nota fiscal eletrônica em um sistema integrado, conheça a versão online do nosso sistema através do whatsapp abaixo:
Sabemos de antemão que o Brasil é um dos países com as maiores cargas tributárias e fiscais do mundo e nem sempre é fácil entender como tudo isto funciona, o que pode levar a sua empresa a faltar com os tributos pagos, ou mesmo pagá-los a mais do que seria de direito.
Ambos os casos são extremamente negativos para o seu negócio. A tecnologia surge neste momento como uma solução prática e objetiva, tanto na emissão das suas notas fiscais, como na organização e acompanhamento de tudo que está sendo processado.
Um sistema para emissão de NFe pode funcionar como um poderoso aliado do seu negócio, mas, por outro lado este tipo de tecnologia precisa ser eficiente, pois caso contrário o efeito pode ser ao contrário, lhe causando até dor de cabeça para solucionar o problema.
Neste artigo, você vai entender detalhadamente quais os tipos de sistema que verdadeiramente pode lhe ajudar a reduzir custos operacionais, facilitar sua operação, melhorar o controle e a contabilização além de dicas e orientações importantes. Acompanhe.
O que é um sistema para emissão de NFe e o que ele faz?
O sistema para emissão de nfe nada mais é do que um programa de computador que foi criado para substituir as antigas notas fiscais em papel. O projeto visava a integração tributária, considerando-se que em 2005 ocorriam a emissão mensal de aproximadamente 60 milhões de notas fiscais em todo o país.
Desta forma, entendeu-se que a tecnologia poderia ser uma importante aliada para efetivar esta integração. Posto em prática, o sistema gera um documento eletrônico (um arquivo XML) que é transmitido automaticamente para os órgãos competentes, como a SEFAZ, por exemplo.
O emissor também gera a DANFE, que é um documento impresso que permite o trânsito de mercadorias por todo o país. Esta integração veio a facilitar todo o processamento e controle das informações contidas em uma nota fiscal, como alíquota de impostos, emissor e destinatário.
A NF-e não foi importante e satisfatória apenas no sentido de integrar dados e informações para os órgãos competentes. Ela também foi uma facilitadora para a maioria das empresas que, inicialmente, aderiram ao projeto.
Claro que isto depende muito dos recursos tecnológicos que cada empresa utiliza. Também existem facilidades e obrigações para quem recebe a NF-e (o destinatário), como possibilidade de integração com o sistema de contabilidade e a possibilidade de armazenar os arquivos recebidos por 5 anos.
A tecnologia hoje ocupa um papel importante na maioria das empresas, sejam estas de pequeno, médio ou grande porte.
Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
Como empreendedor, conhecer bem todos os tipos de nota fiscal eletrônica é fundamental para o sucesso do negócio. Confira agora os principais modelos e exemplos das notas fiscais:
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
É o documento mais utilizado na maioria das transações comerciais e substitui o modelo anterior. Basicamente este modelo é utilizado para registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS e IPI e deve ser gerada junto às SEFAZ do estado.
Ao emiti-la para o comprador da mercadoria, atestando assim a operação realizada, a empresa precisa enviar o DANFE junto com o produto.
O CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
É voltada exclusivamente para os serviços de transporte de carga entre os estados e municípios. O arquivo digital é emitido em XML, sendo necessária a comprovação por meio de assinatura digital mais a autorização SEFAZ do estado.
As NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
Ela é basicamente muito parecida com ao NF-e, mas aqui registra-se as transações comerciais de serviços prestados. Esse modelo de NFS-e deve ser expedido junto à prefeitura da cidade em que se está registrado o CNPJ da empresa, independentemente se este serviço foi prestado em outro município.
A NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
A NFC-e é uma alternativa eletrônica muito eficaz aos conhecidos cupons fiscais emitidos por Emissores de Cupons Fiscais.
O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Esse tipo de cupom tem existência apenas digital e tem sua validação através de uma assinatura também digital do próprio contribuinte mais uma autorização recebida do Fisco.
A Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
Trata-se de um documento oficial usado por não contribuintes do ICMS, ou seja, aquele que não são obrigados a emitir a NF-e, como os Microempreendedores Individuais (MEI) e empresas de pequeno porte.
Quem precisa emitir NF-e, na maioria dos casos, precisa também ter um certificado digital instalado. Será através deste certificado que haverá o devido reconhecimento de sua empresa perante os órgãos públicos e fiscalizadores.
Riscos que sua Empresa Corre por não emitir NF-e
Antes de mais nada, é prudente já adiantar que a não emissão de uma nota fiscal, quando devida, é considerado crime. A falta de emissão de notas fiscais é considerada sonegação de impostos.
Isto quer dizer que, dependendo da situação, o responsável pela empresa pode até vir a ser preso.
Conforme a Lei 4.729/1965, Artigo 1º Inciso I, constitui-se sonegação de impostos:
“Prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei. ”
Estando sua empresa irregular quanto ao recolhimento de tributos e/ou a não emissão de notas fiscais, deixa a mesma sujeita às seguintes situações e sanções legais:
A sonegação de impostos:
Independentemente se a sonegação foi por má fé ou por desconhecimento/ esquecimento, todas as empresas que acabam driblando o recolhimento de impostos estão cometendo um crime.
Omitir, adulterar ou deixar de emitir nota fiscal em suas operações é crime de sonegação fiscal, de acordo com o artigo 1º da lei 8.137/1990.
A identificação de sua empresa é feita por meio de auditorias da Receita Federal ou até por denúncias dos próprios consumidores.
A aplicação de multas:
Quando você não emite nota fiscal deixa sua empresa sujeita a multas que variam entre 10% a 100% do valor de cada nota que foi contestada, ou seja, é um grande prejuízo.
Vale ressaltar que estas multas são cumulativas e todas as infrações são compostas de juros que podem elevar ainda mais a quantia à ser paga.
A perda de garantias:
As garantias legais do seu produto ou serviço só serão preservadas se houver a emissão de nota fiscal, pois é desta forma que será comprovada as características da mercadoria ou serviço bem como a data na qual a comercialização foi efetivada.
Isto posto, conclui-se que a nota fiscal protege tanto o empreendedor como o consumidor.
Gera imagem negativa da empresa
Muitos consumidores se recusam a adquirir mercadores sem a emissão da nota fiscal, exatamente por entenderem que ela protege os seus direitos. Empresas que costuma não emiti-la podem inclusive cair em descrédito por parte de seus clientes, gerando uma imagem negativa da empresa.
Gera dificuldade de conseguir crédito
Se sua empresa necessitar a qualquer momento de crédito em bancos ou outras instituições financeiras, para conseguir um empréstimo, por exemplo, ao não emitir notas fiscais pode acarretar em sérias dificuldades para consegui-lo.
Isso ocorre porque sua empresa estaria omitindo informações junto ao fisco, impossibilitando estas instituições financeiras de saberem ao certo os valores em caixa que a sua empresa possui.
O que é um certificado digital e quando preciso dele?
O certificado digital nada mais é do que uma assinatura eletrônica que irá comprovar que é a sua empresa quem está emitindo aquela nota fiscal eletrônica. Seria como uma identidade digital da pessoa física e/ou jurídica no meio digital.
Existem muitas empresas especializadas na sua emissão e, na maioria delas, você pode efetuar a compra diretamente pela internet, agendando o horário para a apresentação dos documentos exigidos.
Feito isso, o certificado já poderá ser emitido e existem, basicamente, dois tipos:
Certificado Digital A1
Este tipo de certificado é armazenado diretamente no computador, funcionando através de um par de chaves criptografadas: uma pública e uma privada. A primeira é encaminhada para a Autoridade Certificadora (AC) e a segunda permanece no computador, sendo protegida por um login específico.
Certificado Digital A3
Este certificado é bem diferente do modelo A1 pois conta com uma mídia (um cartão ou um token) de armazenamento predeterminada. Isto faz com que se possa utilizar o certificado em qualquer computador disponível nas mais variadas tarefas tributárias.
Muitas pessoas ficam na dúvida sobre qual modelo de certificado optarem. A resposta à esta questão vai depender muito de empresa para empresa, de produto ou serviço comercializado.
Para algumas empresas, pode ser necessário a maior mobilidade e eficiência do modelo A3 e para outras a confiabilidade do modelo A1. Confira abaixo algumas vantagens e desvantagens entre um e outro:
Vantagens do Certificado Digital A1
- Você pode utilizar o certificado em mais de um computador. Isto significa que um mesmo certificado pode ser utilizado por vários usuários ao mesmo tempo;
- É possível realizar cópia de segurança do seu certificado;
- O custo de instalação geralmente é bem menor, pois é mais fácil de ser realizado;
- O custo de aquisição também é menor se utilizado por mais de um usuário simultâneo;
- Por não possuir um dispositivo físico, ele nunca vai queimar ou apresentar problemas técnicos, deixando você na mão e impedido de emitir sua nota fiscal;
- Maior compatibilidade com as versões do Windows disponíveis.
Desvantagens do Certificado Digital A1
- Custo de aquisição ligeiramente maior em relação ao A3, se o mesmo for utilizado por um único usuário;
- Vencimento em um ano, ou seja, terá que ser renovado ano a ano;
- Não usa um dispositivo físico.
Vantagens do Certificado Digital A3
- Ele conta com uma maior validade: o certificado A3 tem validade de até 3 anos;
- Possui maior segurança uma vez que necessita de um dispositivo externo para funcionar, ao contrário do A1 que é instalado diretamente no computador;
- Maior mobilidade e eficiência, pois você pode utilizá-lo em qualquer estação de trabalho, estando em qualquer lugar.
Desvantagens do Certificado Digital A3
- Menor flexibilidade pois trata-se de uma mídia física o que significa que apenas o computador que estiver com a mídia conectada poderá emitir notas;
- Possui processos mais lentos de conexão uma vez que o certificado A3 exige uma senha toda vez que houver a necessidade de emissão de notas. Se existir, por exemplo, um grande volume de emissão, o A3 pode vir a ser um transtorno;
- Grande risco de perda, afina, trata-se de uma mídia externa que pode ser transportada e, consequentemente, perdida ou extraviada.
Seja como for, o importante é saber que o certificado digital promove maior agilidade nos processos, sustentabilidade e redução de custos.
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Onde consigo um certificado digital?
Não é nada complicado conseguir o seu certificado digital. Confira o passo a passo abaixo:
- A primeira coisa a ser feita é escolher uma Autoridade Certificadora devidamente habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação através do ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
- Depois de realizar sua escolha, será necessário comparecer em uma das agências da Autoridade Certificadora com toda a sua documentação para emissão do documento eletrônico. Com o advento da Pandemia, muitas destas autoridades certificadoras estão realizando este processo online, com validação legal. Consulte esta opção com a autoridade escolhida.
- Se você quiser obter um certificado digital como PF e para empresas que queiram obter um Certificado Digital ou e-CNPJ, será necessário verificar antes todas as documentações necessárias para esta certificação, considerando ambos os casos.
- Esta certificação digital é paga e o valor pode variar muito de uma autoridade para outra, bem como de acordo com o modelo escolhido. Mas todas têm a mesma validade, desde que sejam habilitadas pelo ICP-Brasil.
Se precisar consultar a Lista de Autoridades Certificadoras, clique AQUI.
Preciso mesmo de um Sistema Para Emissão de NFe?
É preciso salientar primeiro da importância da nota fiscal eletrônica. Toda tributação começa pela NF-e e isto significa que a emissão do documento será a prova de que sua empresa paga todos os seus tributos corretamente.
Além disso, ao manter seu negócio em dia, você também ganha pontos tanto com seus fornecedores como com seus clientes: prova contundente de que sua empresa é idônea.
Portanto, vale lembrar que a nota fiscal é um direito legítimo do consumidor e será através dela que este poderá reclamar possíveis defeitos do produto recebido, ou mesmo do serviço realizado.
O Microempreendedor Individual – MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para o consumidor final, salvo se este for outra empresa.
Quanto a importância de ter um Sistema Para Emissão de NFe em sua empresa ou não, sabemos que todas as empresas buscam sempre reduzir custos, otimizar processos (aperfeiçoando-os inclusive) e melhorar os lucros, alavancando o negócio.
A automatização de processos é uma das formas mais eficientes de se conseguir este propósito, afinal, é sempre importante buscar aprimoramentos em seus resultados como forma de reduzir o tempo gasto com operações processuais e a tecnologia pode ajudar nestas questões todas.
Esta redução de tempo também se reflete na redução de custos. A facilidade e a otimização das atividades que são proporcionadas por softwares de NF-e auxiliam na organização de sua empresa com todas as suas responsabilidades fiscais.
Isto representa um grande aumento na eficiência de sua equipe e da própria gestão. Por isso, nota-se aqui a relevância de um Sistema Para Emissão de NF-e que seja de qualidade e que supra todas as necessidades da empresa.
Também é relevante, ainda procurando melhor automatização e otimização de processos, que este software seja integrado ao seu sistema pois assim todos os processos serão facilitados.
Isto quer dizer, na prática, que todas as informações pertinentes à sua empresa como os dados dos clientes e do seu estoque, gestão financeira, vendas e tantos outros setores estarão totalmente integrados (interligados), reduzindo custos operacionais e favorecendo a gestão na tomada de decisão.
Porque apostar na tecnologia de um sistema para emissão de NFe ?
Repetindo o que já salientamos, a tecnologia vem avançando velozmente nos últimos anos. Por conta, inclusive, da Pandemia causada pelo COVID-19, este avanço ganhou mais força e velocidade, principalmente em solo brasileiro.
Claro que isto foi muito por conta da necessidade. No entanto, é notório que esta tecnologia sempre procurou trazer soluções práticas para diversos processos, sejam empresariais ou não, afinal, este é o intuito primordial dela.
Todavia, investimentos em tecnologia ainda eram vistos recentemente como um custo empresarial relativamente desnecessário e que não trazia retorno para esta empresa.
Para muitos gestores, pensar em hardware e software era um verdadeiro martírio: porque não executar os processos empresariais do dia a dia sem eles?
Felizmente, este tipo de pensamento começou a mudar ao longo do tempo e cada vez mais empresas e gestores estão percebendo a relevância da tecnologia como forma de favorecer seu negócio.
Falando especificamente nos sistemas para emissão de NF-e, devido à muitos processos empresariais bem como por conta da alta carga tributária brasileira, estar em dia com os órgãos fiscalizadores e com o fisco tornava-se um verdadeiro desafio para as empresas.
Então estas perceberam que é verdadeiramente importante contar com esta tecnologia como facilitadora destes processos, viabilizando o negócio e perceberam também o melhor favorecimento da relação custo benefício.
Não seria exagerado dizer que nos dias de hoje quase todas as empresas, tanto pequenas, médias como grandes, já contam com sistemas automatizados de gestão empresarial bem como Sistemas Para Emissão de NFe.
Onde conseguir um Sistema para emissão de NFe de qualidade e seguro?
O uso da tecnologia ao longo do tempo vem se intensificando na maioria das empresas, como já dissemos inclusive. Isto porque estas viram neste importante recurso soluções práticas para a maioria dos seus problemas processuais, de controle financeiro, de integração e também para a regularização tributária do negócio.
Assim, se discutirmos a questão da adaptabilidade de um sistema para emissão de NFe para empresas, podemos concluir facilmente que esta não será difícil e fluirá com rapidez e eficiência.
Todavia, por tantas disponibilidades tecnológicas existentes no mercado, para a gestão de vendas e do seu negócio, pode se tornar um tanto complicado e até confuso optar por este ou aquele sistema de emissão de NFe.
Contudo, é importante pesquisar com calma, comparar preços e soluções tecnológicas funcionais. É importante também conhecer as reais necessidades e urgências do seu negócio, para não errar na hora da escolha. É preciso lembrar que você busca soluções e não problemas.
O primeiro passo a ser dado é exatamente este, ou seja, ter o conhecimento pleno de quais são as exigências que o seu negócio demanda, como por exemplo o tipo de nota fiscal que precisa ser emitida, as alíquotas, regras de substituição tributária e assim por diante.
A Bessani Softwares possui soluções tecnológicas que se adequam perfeitamente às suas necessidades. Por ser uma empresa idônea e contar com tecnologia de ponta, disponibiliza qualidade, eficiência e prestatividade nos produtos que comercializa.
Em se tratando de sistemas de emissão de NF-e integrado, oferece aos seus clientes softwares em versões online que irão viabilizar a emissão das notas fiscais e uma vez integrado ao seu sistema, proporcionará melhor eficiência, ganho de tempo e redução de custos.
Isto se reflete também na eficiência do seu negócio, ou seja, maior lucratividade e melhor custo benefício.
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