Programa de fluxo de caixa online é um Instrumento essencial para acompanhar pagamentos e recebimentos da sua empresa, o fluxo de caixa merece atenção especial de todo empresário e gestor. Investir em uma ferramenta de controle de caixa é um cuidado importante para manter sua empresa no azul e consequentemente com crescimento constante, independentemente de sua área de atuação e do cenário econômico. Para você que já conhece fluxo de caixa, conheça nossa versão online através do whatsapp abaixo.
Programa de fluxo de caixa online
Um fluxo de caixa eficiente considera, além das saídas e entradas, o orçamento e o plano de negócios da empresa, sendo uma ferramenta valiosa na hora de planejar o médio e longo prazo. Um programa de fluxo de caixa irá ajudá-lo a controlar suas finanças e fazer com que sua empresa continue crescendo!
O que é um fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é o movimento de entrada e saída de recursos financeiros da empresa. A entrada é proveniente das atividades de venda de produtos e serviços ou de algum ativo da empresa (equipamento, veículo ou imóvel, por exemplo).
Quando a entrada de recursos é maior do que a saída, temos um saldo positivo, caracterizando uma situação superavitária. Por outro lado, quando a saída de recursos é maior do que a entrada, temos uma situação deficitária.
Qual a sua importância para empresa?
Essa é uma das mais importantes ferramentas de gestão financeira de uma empresa. Visa demonstrar e também projetar, em períodos futuros, o resultado de todas as entradas e as saídas de recursos financeiros em regime de caixa (e não contábil). Ele permite ao empresário lançar suas contas a pagar e seus direitos a receber, além de proporcionar estimativas de receitas e despesas.
Assim, o programa de fluxo de caixa é um poderoso instrumento gerencial na antecipação de problemas de liquidez e endividamento, sintomático de rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial. Quanto maior for a proximidade entre a projeção do fluxo de caixa e o efetivamente realizado, maior será o conhecimento do empresário sobre seu negócio.
Por que manter programa de fluxo de caixa para o negócio?
Porque esta ferramenta deve ser utilizada como controle e, principalmente, instrumento na tomada de decisões. O empresário deve inserir informações de entradas e saídas conforme as necessidades da empresa. Com esses dados, é possível elaborar a estrutura gerencial de resultados e a análise de sensibilidade, calcular a rentabilidade e a lucratividade, entre outros pontos. Aproveitamos para listar 3 dicas dicas de como realizar um programa de fluxo de caixa. Acompanhe!
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Registrar todas as movimentações
Para manter o fluxo de caixa sob controle, é essencial registrar todas as movimentações do caixa da empresa, tanto entradas quanto saídas. Realize um levantamento de todas as suas receitas e despesas — atuais e futuras —, assim como planos de expansão e de investimento. Em seguida, organize esses dados pela sua natureza, separando-os em operacionais, não operacionais e investimentos.
Planejar e gerenciar o estoque
Controlar o fluxo de caixa passa também por planejar e gerir o estoque da empresa. Geralmente, esse é um capital que fica imobilizado, o que pode levar à perda de oportunidades que poderiam ser valiosas para seu negócio. Por isso, é importante ficar atento à situação dele.
Você tem mais itens do que deveria? Qual é o limite máximo e o mínimo do estoque? Quais produtos você deve manter armazenados e quais são os que ficam encalhados? Um controle eficiente ajuda a definir a quantidade adequada e o momento certo de comprar determinados itens. Além disso, é possível saber como acrescentar gastos e investimentos no fluxo de caixa da empresa.
Verificar o fluxo de caixa diariamente
Acompanhar diariamente o fluxo de caixa do negócio evita que você tenha surpresas, como uma conta de consumo esquecida ou um pagamento de cliente que não entrou. Ao fazer um acompanhamento diário das movimentações financeiras, é possível se planejar. Tenha em mente que só devem entrar nesse registro as transações já concluídas.
Resumindo, manter um programa de fluxo de caixa controlado é essencial para que a empresa opere no azul e continue firme no caminho do crescimento. Não deixe de registrar todas as movimentações corporativas diariamente e contar com um sistema de gestão eficiente, que ajude no controle das finanças do seu negócio.
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Na rotina da gestão empresarial, são comuns alguns erros no controle do fluxo de caixa. Muitas vezes, eles parecem inofensivos, mas se não houver uma mudança na cultura da empresa para evitá-los, tomam grandes proporções.
Impedir que esses erros aconteçam é fundamental para que o negócio cresça de forma saudável, pois esse registro ajudará no planejamento financeiro, no plano de negócios e, até mesmo, nos investimentos futuros. Neste post, mostraremos os erros comuns no fluxo de caixa, suas consequências e como evitá-los. Confira!
Erros frequentes no programa de fluxo de caixa
1. Não registrar todas as movimentações
Um dos erros mais comuns no controle do programa de caixa é a falta de registro de todas as movimentações financeiras da empresa. Isso acontece, geralmente, porque algumas transações podem parecer insignificantes. Porém, essas operações podem acumular durante o mês ou o ano, o que traz uma instabilidade nas contas. Se você fez pequenas movimentações e não as registrou, esse dinheiro pode faltar no caixa.
Isso acaba se tornando uma bola de neve: você fará pequenas correções “manuais” no fluxo de caixa, mas que não representaram a realidade da saúde financeira do negócio, trazendo problemas futuros, como falta de capital ou dívidas inesperadas.
2. Não fazer previsões realistas
Outro ponto que afeta negativamente o programa do fluxo de caixa — e, consequentemente, toda a gestão empresarial — é não fazer previsões realistas, tanto de entrada quanto de saída. Ser muito otimista e superestimar os lucros a curto e médio prazo sem uma base bem fundada funciona como uma “traição” para o negócio. Todo o planejamento irá por água abaixo, tendo em vista que a entrada de capital não será efetivada, contribuindo para o fracasso do negócio.
Por outro lado, ser muito pessimista em relação aos lucros do negócio com base no fluxo de caixa também costuma ser prejudicial: a sua empresa ficará estagnada, sem investimentos em áreas que poderiam alavancar as vendas ou a prestação de serviços.
O ideal para evitar tudo isso é utilizar todos os dados do programa de fluxo de caixa de forma inteligente e realista, organizando estudos e planos de negócio que possam prever, com uma boa precisão, o que é esperado de lucro a médio e pequeno prazo.
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3. Não acompanhar o programa de fluxo de caixa diariamente
Os registros do fluxo de caixa precisam ser atualizados diariamente para que seja possível se ter uma boa ideia da saúde financeira do negócio em tempo real. Apesar disso, muitas pessoas costumam fazer essa atualização de forma semanal ou mensal. Isso acontece porque, muitas vezes, a correria do dia a dia impede que os dados sejam lançados, ficando anotados em cadernetas ou mesmo “na memória” do responsável, para serem repassados em outro momento.
Com essa prática, o empresário só perceberá algum erro ou inconsistência na saúde financeira depois que o problema ocorreu, tendo sempre que tomar medidas de urgência. Quando os dados são lançados diariamente, esses problemas e inconsistências podem ser observados e previstos com antecedência, sendo evitados com um bom planejamento. Essa prática é ideal para que eles não tomem grandes proporções.
A dica é criar uma rotina e cultura de lançamento de movimentações financeiras no fluxo de caixa todos os dias. Reserve um tempo para isso, sem deixar que nada impeça esse procedimento; você pode, inclusive, designar um funcionário para fazer esse registro no final do expediente.
Seguindo as nossas dicas, você conseguirá manter um fluxo de caixa que seja eficiente e ajude na gestão do negócio, não servindo apenas como registro, mas como uma ferramenta de planejamento para o futuro financeiro da empresa.
Não esqueça que a melhor forma de evitar erros no controle do fluxo de caixa é contar com um software de gestão empresarial adequado para a realidade da sua empresa, automatizando os registros e integrando com outros setores.
Apesar de parecer uma atividade simples, muitas pessoas não sabem como fechar o caixa de uma empresa corretamente. Essa é uma das questões fundamentais para o sucesso de um negócio, pois além de contribuir para uma gestão financeira positiva, também ajuda a tomar decisões acertadas.
Portanto neste conteúdo mostraremos as melhores práticas sobre como fechar o caixa. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!
Por que fechar o caixa da empresa é tão importante?
Nos últimos três anos, mais de 340 mil empresas fecharam as portas no Brasil. Um dos motivos observados por especialistas é a dificuldade que os gestores têm para administrar as finanças de seus negócios. A falta de um controle rigoroso sobre o capital que entra e sai do caixa da empresa pode sujeitá-la a graves riscos, sem que dê tempo de reverter os danos causados.
Sendo assim, o controle de fluxo de caixa diário tem um papel vital para qualquer negócio. Maus hábitos financeiros devem ser eliminados, como a retirada de dinheiro não programada, em especial quando isso ocorre para o pagamento de despesas pessoais.
Quando esse tipo de prática acontece, é comum que não seja registrada no sistema. Isso representa um prejuízo ignorado e, à medida que ele se repete, a quantia que escapa do controle financeiro só aumenta.
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Além disso, cobranças equivocadas e erros no troco ao cliente são gargalos que podem comprometer seriamente a sobrevivência da empresa. Por isso é imprescindível que o fechamento do caixa seja realizado diariamente e de forma rigorosa. Mas existem vários outros motivos para assumir essa prática. Confira abaixo!
É mais fácil, prático e seguro
Imagine uma empresa com 100 lançamentos diários no caixa. No final da semana ela acumulará, no mínimo, 500 registros, isso se não abrir aos sábados. Se o fechamento for feito semanalmente e algo precisar ser conferido, a pessoa responsável vai precisar procurar o problema entre 500 possibilidades de erro.
Por outro lado, com o fechamento diário seria necessário investigar apenas 100 ocorrências, sendo muito mais fácil resolver o problema que, além de tudo, não seria agravado. Afinal, não são raros os casos em que um erro favorece outro e aumenta o problema. Em razão disso tudo, o fechamento diário poupa trabalho, pois é mais fácil, prático e seguro. Tudo o que é exigido é disciplina.
Melhora o acompanhamento
O fechamento de caixa é um exercício que ajuda a perceber a real situação financeira da empresa. Ao efetuar esse procedimento conferimos se existem problemas, a evolução de números, a inadimplência, falta de documentos fiscais que precisam ser armazenados e assim por diante.
Por isso, o simples ato de fechar o caixa permite a quem o executa um contato diário com as questões financeiras, que fornecem pistas e apontam tendências que podem ser verificadas e comprovadas ao consultar relatórios mais específicos.
Para melhor entendimento, podemos fazer uma analogia com a pilotagem de um pequeno avião. Nesse cenário, podemos dizer que as observações que fazemos ao fechar o caixa são como a paisagem que visualizamos pela janela do avião. Se observamos uma nuvem diferente no horizonte, podemos fazer uma consulta pelo rádio para confirmar.
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Possibilita o revezamento
Todo empresário sabe que ninguém pode ser responsabilizado por algo em que todos interferem. É por isso que o caixa precisa de alguém responsável que, ao final do dia, preste contas e registre os saldos com os quais fez o fechamento.
Se isso não ocorre e outra pessoa passa a tomar conta dos processos de recebimento, como será possível identificar e corrigir algum problema futuro? Qualquer diferença nos valores será muito difícil de resolver.
Organiza o financeiro
O fechamento garante a regularidade e a conformidade dos seus procedimentos financeiros. Enquanto existem pendências, seja de fechamento, lançamentos ou outros, não é possível afirmar que as finanças estão organizadas.
Desse ponto de vista é preciso considerar as exigências fiscais. Conforme a legislação, as empresas são obrigadas a efetuar o fechamento regular. Por isso, o que pode ficar pendente são procedimentos de conferência e aqueles necessários para a própria empresa.
Quando o fechamento não ocorre em conformidade com os prazos legais, a empresa se arrisca a eventuais punições simplesmente por irregularidades normativas, mesmo que todos os impostos e obrigações estejam em dia.
Ajuda no controle de estoque
O seu estoque gira diariamente e é mais difícil controlá-lo se o seu caixa não tiver lançamentos diários. Mesmo que você lance as entradas e saídas no momento certo, elas podem conter erros que só serão observados na conferência.
Como consequência, os efeitos podem ser sentidos no momento da venda e da compra, por não saber exatamente quais itens estão disponíveis para a venda e os que precisam de reposição.
Quais os erros mais comuns de fechamento de caixa?
Até essa parte do texto já relacionamos alguns erros comuns na gestão do caixa, como a retirada não programada e a acumulação de mais de um dia de fechamento (quando o encerramento não é diário), mas temos mais alguns deles para mencionar.
Falta de treinamento
Embora não seja um erro direto, como uma falha de lançamento, uma equipe mal treinada costuma ser o principal motivo para todos os outros equívocos. Até mesmo o empresário precisa buscar conhecimento sobre o tema, especialmente quando não tem formação na área de gestão.
É muito comum, por exemplo, que os colaboradores sejam treinados no momento da implantação de um novo sistema de frente de caixa, mas nem sempre essa capacitação é refeita quando um novo colaborador é admitido, ou mesmo quando os antigos precisam de uma reciclagem.
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Não efetuar fechamentos parciais
Embora tenhamos mencionado a necessidade do fechamento diário como prática correta, também é importante lembrar que boa parte das empresas opera com troca de turno, o que indica a necessidade de fechamentos parciais em cada um desses momentos.
Sem efetuar esse procedimento, pode ser impossível identificar o fato gerador de diferenças, o que impede que eles sejam identificados e corrigidos. Normalmente, essa falha é corrigida com um lançamento de entrada ou saída.
Incluir o valor de parcelas
Essa é uma prática mais comum do que muitos imaginam e não pode acontecer de modo algum. Na contabilidade, existem as despesas e receitas de regime de caixa e as de regime de competência, com funções diferentes, seja para uso contábil, seja para a geração de indicadores e desempenho.
As de caixa, que devem ser lançadas diariamente, se referem ao que entrou ou saiu no dia. As compras parceladas só vão entrar no caixa no momento do recebimento. Mesmo que elas tenham sido feitas no cartão de crédito, por exemplo, elas só entram no caixa quando o valor é liberado no banco.
Não separar as despesas
Se as suas despesas não forem separadas por categorias, não será possível gerar os relatórios de que você precisa para tomar decisões. Os sistemas informatizados costumam ter regras programadas que impedem que esses lançamentos ocorram, além de automatizar boa parte dessas inclusões. Mas controles manuais ou planilhas não oferecem esses recursos.
Como fechar o programa de fluxo de caixa de uma empresa?
A seguir, mostraremos todas as etapas necessárias para fechar o caixa diariamente de maneira simples, funcional e eficiente.
Prepare o programa de fluxo de caixa
O fluxo de caixa deve corresponder a um registro minucioso de receitas e despesas da empresa, independentemente de quais sejam os valores relacionados.
Hoje em dia, grande parte dos empresários utiliza softwares de gestão financeira por causa da infinidade de benefícios que a tecnologia oferece a esse setor, como a automatização de tarefas repetitivas e a eficiência no controle de entradas e saídas de dinheiro.
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Faça a abertura corretamente
Todo dia o caixa precisa abrir com um saldo disponível, correto? Dito isso, esse valor também precisa ser registrado juntamente ao fluxo de caixa, sendo marcado como ponto de partida. Também é válido estabelecer uma previsão de despesas para a data em questão, como contas a pagar e guias de recolhimento de impostos.
Marque todas as entradas e saídas do dia
Essa é uma das partes mais trabalhosas e que exige responsabilidade de todo o processo. Toda e qualquer movimentação financeira que ocorrer durante o dia precisa ser registrada no sistema. Isso vale tanto para as vendas ou serviços prestados quanto para as diversas despesas. Nada pode ficar de fora do controle de caixa diário, ainda que os valores pareçam irrisórios.
Confira todos os valores inseridos no programa de fluxo de caixa
Antes de fazer o fechamento do caixa é fundamental que todos os valores sejam checados. É necessário que todas as despesas e receitas combinem de acordo com os valores identificados no caixa. Também é interessante fazer a conferência de valores a cada troca de turno, pois isso permitirá que possíveis equívocos sejam identificados a tempo, evitando danos ou trabalho excessivo ao final do dia.
Faça o fechamento de caixa
Essa é a etapa mais simples de todo o processo, porém a mais importante: o fechamento do caixa. A tarefa não é complicada, basta subtrair todas as receitas do dia pelas despesas para chegar ao saldo atual. Este será o valor utilizado como ponto de partida para o dia seguinte.
Lembrando que, com o auxílio de um software de gestão financeira, a tendência é que esta etapa seja realizada com muito mais precisão, segurança e agilidade.
Como você pôde conferir neste artigo sobre como fechar o caixa de uma empresa, o processo não é tão complexo, mas é fundamental ter atenção em cada uma de suas etapas.
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