Sistema de controle de estoque

Possuir um sistema de controle de estoque eficiente evita prejuízos que muitas vezes você empresário não percebe. Para uma gestão eficiente você deve prestar atenção nestes 5 itens:

• Previsão de estoque;
• Estoque mínimo;
• Giro de estoque;
• Estoque parado e;
• Inventário de estoque;

Para você que já domina todo o processo e está buscando um sistema de controle de estoque eficiente, conheça nossa versão online através do whatsapp abaixo:

Previsão de Estoque?

A previsão de estoque é uma tarefa que aplica métodos matemáticos e estatísticos aos registros de estoque e vendas. O objetivo é simular cenários futuros e prever as demandas de estoque. Quando bem elaboradas e precisas, elas ajudam a evitar desperdícios, especialmente no caso de produtos perecíveis ou de prazo de validade mais curto.

Se considerar que os itens armazenados no estoque são seu patrimônio na forma de produtos, do mesmo modo que o seu caixa é composto por dinheiro, depósitos e recebíveis, fica claro como é importante se preocupar com esse cálculo.

Por isso, um sistema de controle de estoque eficiente é a melhor solução para preservar seu patrimônio. Confira alguns dos métodos utilizados.

Quais são os métodos de previsão de estoque?

Alguns dos métodos de previsão de demanda do estoque usam critérios qualitativos e outros quantitativos. Esses modelos funcionam melhor quando usados de forma combinada uns com os outros, pois isso diminui a margem de erro, uma vez que as previsões são confirmadas por métodos diferentes. Acompanhe uma descrição rápida desses métodos.

Critérios qualitativos 

Dentre estes, podemos citar:

• método Delphi: consulta de um grupo de especialistas, que preenchem questionários sobre suas expectativas de movimentações futuras;
• pesquisa de vendas: usa do conhecimento dos vendedores para prever a compra dos clientes;
• júri de executivos: uma previsão baseada no debate entre executivos de várias áreas, como vendas e suprimentos;
• pesquisa de clientes: uma pesquisa de consulta aos clientes que envolve fatores como previsão de gastos e preço dos produtos;
• simulação: busca simular cenários futuros com base na experiência e em dados.

Critérios quantitativos

Os métodos citados anteriormente também podem ser comparados aos métodos quantitativos, que usam critérios mais concretos. Dentre eles, temos:

• médias móveis: são calculadas as médias de períodos anteriores. Por exemplo, a média de vendas dos 3 meses anteriores;
• suavização exponencial: o sistema de médias móveis recebe um valor de suavização em relação aos períodos mais distantes. Desse modo, os meses mais distantes têm um peso inferior na média;
• regressão: nesse caso, existem os métodos de regressão simples e múltipla. Na simples, é usada uma variável linear que influencia a demanda. Por exemplo: área plantada e receita, para quem vende sementes e insumos agrícolas. Conforme a área plantada aumenta, a venda cresce de forma proporcional, bem como os insumos. Na regressão múltipla, podem ser consideradas mais de uma variável. O cálculo é um pouco mais complexo, mas a precisão é maior;
• projeção: é usado quando existe uma relação direta entre as demandas de um período passado e do atual. Nesse caso, é possível usar os registros sobre o mês anterior, ou do mesmo mês de anos anteriores, por exemplo. Em ambos os casos, podem ser consideradas variações, como crescimento de um ano para o outro e de um mês para o outro, ou seja, com uma combinação com o método de regressão. Em alguns casos até as variações semanais podem ser aplicadas, tudo depende do comportamento de variações de demanda de cada negócio.

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Sistema de Controle de estoque Mínimo: Como Usar e a Sua Importância

Qualquer indústria, distribuidora e comércio em geral precisa pensar em estoque mínimo. Estoque é coisa séria e a falta dele, em determinados momentos, pode representar sérios prejuízos, bem como o seu excesso desnecessário, que significa dinheiro parado.

Claro que qualquer comerciante ao abrir o seu negócio vai pensar em ter o seu estoque, mas no dia a dia, lidar com ele, principalmente se você não fizer uso das ferramentas certas, pode ser um grande transtorno. Por isso da importância de se controlar adequadamente seu estoque.

Quando falamos em estoque mínimo, estamos falando de um estoque que seja adequado às necessidades da sua empresa e que você não venha a sofrer com mercadorias paradas e sem giro. Neste artigo, você vai entender melhor como lidar e da importância de um estoque mínimo. Acompanhe.

O Que é Estoque Mínimo, Afinal?

O assunto aqui é gestão de estoque. Esta gestão precisa ser na mesma medida das necessidades e exigências do seu negócio, nada a mais, nada a menos. Mas como fazer isto de forma eficiente e que apresente os resultados esperados?

O estoque mínimo, muito conhecido também como um estoque de segurança, é ter uma quantidade de mercadorias mínimas que consiga atender toda a sua demanda, inclusive um eventual aumento desta, cobrindo rapidamente atrasos imprevistos por parte dos seus fornecedores.

Lendo a definição, tudo parece bem simples e fácil de se entender e fazer. No entanto, na prática, pode ser um pouco mais complexo e é por isto que falamos em gestão de estoque.

Quando sua empresa atingir o estoque mínimo de um determinado produto, é a hora de fazer um novo pedido ao seu fornecedor, pois entende-se que sua empresa possui naquele momento apenas o suficiente para cobrir a sua demanda atual.

Além disso, dependendo do tipo de empresa, você pode ter que precisar atender uma demanda rapidamente e, portanto, seu estoque mínimo tem que ser muito bem calculado, tendo visto que seu fornecedor pode não atender tão rapidamente suas necessidades.

Então, gestão de estoque é imprescindível ao se pensar em estoques mínimos. E como calcular tudo isto, para não ter mercadorias estagnadas nem faltando em um momento de precisão? Você vai precisar fazer cálculos e, preferencialmente, fazer uso da tecnologia para lhe auxiliar nisto.

O site do G1.com apresentou, em uma reportagem datada de 2016, análises de especialistas em varejo que definiram bem a importância da gestão de estoque. Dá uma conferida.

Realizando os Cálculos do Seu Estoque

Primeiro de tudo, você vai precisar calcular muito bem o seu consumo diário de mercadorias para que depois possa saber, com uma maior precisão, qual é o seu estoque mínimo ideal.

Para fazer estes cálculos, precisará considerar:

• Retrospecto de suas vendas (quanto mais tempo considerar para este retrospecto, melhor).
• Precisar tempo de reposição de mercadorias de todos os seus fornecedores.
• Realizar uma multiplicação básica, considerando o tempo desta reposição por seus fornecedores vezes suas vendas médias diárias daquele produto. O resultado será a quantidade do seu estoque mínimo de segurança.

Ex.: seu fornecedor leva 20 dias para repor sua mercadoria. Você vende, em média, 4 produtos por dia. Então: 20 X 4= 80 deve ser o seu estoque mínimo.

Qual a Importância de Investir em um Sistema de Controle de Estoque Mínimo?

Quando se pensa em uma gestão empresarial (onde o sistema de controle de estoque faz parte da operação), é preciso considerar uma série de processos e indicativos para que tudo corra na mais perfeita ordem. Deste modo, o empreendedor precisa pensar na gestão financeira, contabilidade, tributos e também na gestão do seu estoque.

Pensando assim, é de se considerar que o estoque mínimo representa um importante indicador para a gestão da organização, uma vez que é ele que vai apontar a quantidade mínima necessária de produtos para que se obtenha o pleno funcionamento do seu negócio.

Ele permite também que as suas decisões de compra sejam mais lógicas, mais precisas. E o que tudo isto significa, para uma empresa? Significa redução de custos, uma vez que não há desperdícios, dinheiro parado ou gastos desnecessários.

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A Tecnologia Ajudando a Gerenciar seu Estoque

Para fazer a correta gestão e garantir o seu estoque mínimo, evitando dores de cabeça desnecessárias, você pode e deve contar com a ajuda da tecnologia, que possui atualmente recursos operacionais importantíssimos, não só para a gestão do seu estoque, mas também para a gestão de todo o seu negócio.

Os sistemas de gestão empresarial conseguem não só lhe ajudar no controle do seu estoque, como também automatizam inúmeros processos de sua empresa, otimizando-os, inclusive.

Com relação ao estoque mínimo, com um software de gestão adequado, você irá controlar o cadastro de fornecedores e de todo o seu fluxo de entradas e saídas de produtos, de forma rápida e totalmente automatizada.

Qual Sistema de Controle de Estoque é o Adequado P/ Minha Empresa?

Existem muitos no mercado. Um dos sistemas de gestão empresarial e estoque mais completo e que é utilizado pela maioria das empresas é o ERP da Bessani.Softwares.

Com ele, você vai não só controlar adequadamente o seu estoque como também irá alavancar suas vendas e reduzir custos, tudo isto com muita segurança e tecnologia de ponta.

Confira alguns dos módulos do Sistema de Gestão Empresarial da Bessani Softwares:

• Controle total de Estoque
• Controle total de Financeiro
• Controle total de Contas a pagar e receber
• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
• Controle total de Compras
• Controle total de Vendas
• Fluxo de Caixa
• Emissão de Boletos Bancários, Carnês e Cupom Fiscal
• Cadastros e Gerenciamento de Clientes / Fornecedores
• Cadastros e Gerenciamento de Usuários com níveis para o acesso
• Cadastros e Gerenciamento de Produtos / Matéria Prima / Serviços
• Emissão de Relatórios Gerenciais
• Controle total de Processo de Produção
• Controle total de Processo de Expedição
• Possui integração direta com Plataformas E-Commerce

Giro de estoque, como aplicar em meu negócio?

Porém, o giro de estoque ainda é algo que é conhecido de forma muito superficial, e pode ser que você não entenda muito bem como ele funciona e quais serão os seus benefícios para a sua empresa.

Desde já, é importante que você saiba que o giro de estoque é muito importante para manter o funcionamento da sua empresa, pois a falta de equilíbrio entre as vendas que foram realizadas, e as compras que são realizadas, pode ser um grande problema para o controle financeiro da sua empresa.

Por isso, para manter uma boa gestão do seu estoque, é preciso realizar o giro de estoque, com os respectivos cálculos, evitando possíveis aumento de custo para a sua empresa e diversos outros prejuízos. Confira!

O que é giro de estoque e como funciona?

Como já citamos, o giro de estoque é uma atividade essencial para manter o funcionamento e facilitar todo o planejamento financeiro da sua empresa. Mas, afinal, o que é o giro de estoque?

Pois bem, o giro de estoque é uma ferramenta que irá avaliar toda a saúde financeira do estoque da sua empresa, bem como avaliando se os números de vendas estão menores do que os números de compras, o que geram uma lotação de produtos, que acabam ficando sem saída devido ao mau controle do estoque.

O giro de estoque é estabelecido a partir de um cálculo que envolvem algumas variáveis, que lhe ajudarão a chegar a um resultado que ajudará a elaborar a gestão e a previsão do estoque da sua empresa.

Assim, com o giro de estoque do seu empreendimento, você conseguirá ter uma base de possíveis produtos que sejam ameaças a sua empresa e ver se realmente aqueles produtos estão lhe trazendo um lucro satisfatório ou não.

Como fazer o cálculo de giro de estoque do seu empreendimento?

Você pode estar pensando agora se o cálculo para elaborar o giro de estoque da sua empresa será muito complicado.

Dizemos a você que pode ficar totalmente tranquilo, que o cálculo de giro de estoque possui algumas quantidades de produtos que precisam ser levadas de forma exata para a conta, mas lhe ensinaremos a fazer da maneira mais fácil e pratica possível.

O giro de estoque é calculado pela seguinte forma:

Giro de estoque = Total de vendas/ Volume médio de estoque armazenado

Em que para você estar encontrando as variáveis para o cálculo, você precisará seguir os seguintes passos:

1. Você precisa achar o valor médio de estoque que está armazenado. Para você está achando esse valor, você pode usar a seguinte fórmula: Estoque inicial + Estoque final/ 2
2. Usar o total de vendas naquele período de tempo desejado, dividindo pelo o volume médio do estoque.

Ainda muito confuso? Citaremos um pequeno exemplo para que você possa entender melhor sobre esse cálculo. Acompanhe:

Você é dono de uma empresa que produz arroz, por exemplo, e assim você deseja calcular qual será o giro de estoque da sua empresa. Você fez o seu planejamento financeiro, e chegou ao resultado de que você vende 2000 sacas de arroz por ano, e também viu que o seu estoque médio circula entre 200 sacas.

Para calcular o giro de estoque da sua empresa de arroz, você fará o seguinte: Giro de estoque = 2000/200, resultando em 10 giros por ano.

Lembrando que você também pode fazer esse cálculo com valores em reais, onde basta substituir as quantidades, por valor de estoque e vendas.

6 Dicas para melhorar o giro de estoque da sua empresa

Com todas essas informações que citamos para você anteriormente, pode ser visto a tamanha importância de sempre estar melhorando o giro de estoque da sua empresa, para chegar ainda mais próximo ao seu sucesso.

Por isso, será citado a seguir algumas dicas que você pode estar utilizando para melhor o giro de estoque da sua empresa:

1- Tenha em mente o seu real estoque atual

Você consegue ter em mente como anda a saída e as entradas do seu produto? Para melhorar o seu giro de estoque é extremamente necessário que você tenha a possibilidade de análise dessas informações do seu estoque.

Por isso, faça a análise de cada item que tem no seu estoque, onde existem sistemas que podem lhe ajudar a fazer isso hoje em dia, para definir assim toda a rotatividade dos seus produtos.

Logo, você conseguirá identificar possíveis gastos excessivos e ter a possibilidade de tomar possíveis ações para aumentar a lucratividade da sua empresa, evitando que você perca grande parte do investimento que você fez.

2- Mantenha um bom nível de conservação do seu estoque

Você já parou pra pensar que manter uma boa qualidade de armazenamento e conservação dos seus produtos, pode ser primordial para evitar reclamações e aumentar a satisfação dos clientes?

Sendo assim, não mantendo um bom armazenamento do estoque, será mais propicio a maiores gastos, gerado pela perda de qualidade do material.

Logo, fazendo a devida conservação do produto, você consegue ainda mais analisar e melhorar o giro de estoque da sua empresa, e como consequência, aumentar também, a sua lucratividade.

3- Fazer as famosas “queimas de estoque”

Talvez você já deve ter se perguntado qual a função das famosas “queimas de estoque” que algumas empresas fazem em determinadas épocas do ano.

Essa liquidação dos produtos é justamente feita para manter o giro de estoque da sua empresa funcionando corretamente, pois com ele você consegue desafogar aquele seu estoque que se encontra parado e sem saída.

Assim, você ofertando os produtos que estão encalhados no seu estoque, você consegue preservar o seu giro de estoque e garantir o seu funcionamento adequado, mesmo que você acabe diminuindo a sua margem de lucro com essas ofertas.

É importante deixar claro, que nem sempre você pode estar fazendo essas ofertas, pois elas devem ser aderidas somente quando o seu estoque já está com um numero excessivos de produtos que não estão tendo saída.

4- Revise a sua equipe de vendas

Você já deve estar cansado de saber que o funcionário muitas vezes é quem realmente faz o negócio funcionar, pois são eles que apresentam o seu produto ao mercado.

Por isso, investir em um estudo maior em cima daquele produto que é oferecido por aquele vendedor, é extremamente necessário.

Os clientes muitas vezes têm dúvidas sobre aqueles produtos que os vendedores estão ofertando para eles, e você tendo vendedores capacitados, que estejam prontos para apresentar minuciosamente aquele produto, pode ser primordial para o seu giro de estoque.

Por isso, você como um empresário que está em busca de manter um bom giro de estoque na sua empresa, é essencial manter toda a qualidade dos seus vendedores, investindo em sua qualificação e estudo sobre aquele produto em que ele está ofertando.

5- Trabalhe ainda mais na venda do seu produto

Como você pode ver nos tópicos anteriores, toda a base do giro de estoque está totalmente relacionada com o valor que você faz de investimento, com a saída que aquele produto está tendo atualmente.

Por isso, a essência para a manter um bom giro de estoque é principalmente a saída do seu produto, ou seja, a venda do mesmo.

Sendo assim, invista em cima das vendas dos seus produtos, onde você pode estar utilizando até mesmo algumas estratégias de marketing, aumentando o alcance do seu produto e assim elevando ainda mais a sua saída de mercado.

Também se faz necessário, fazer toda uma análise, comparando os seus preços com os dos seus concorrentes.

Você não conseguirá ter muita saída do seu produto, pois quando os preços são muitos diferentes, e estão muito distantes, os clientes tendem a desconfiar do seu produto e acaba que você não irá conseguir vende-lo em grande escala.

Então procure estabelecer um parâmetro de preço, que esteja na média do que está sendo ofertado no mercado naquele momento.

6- Faça o cadastramento e a gestão de todos os produtos

Diante de um cenário de tantas tecnologias, hoje muitos programas lhe ajudarão na hora de estar fazendo o giro de estoque da sua empresa, pois com eles você consegue estar cadastrando e administrando todos os produtos de um por um, que entra e sai no seu estoque.

Assim, com uma boa gestão sobre os seus produtos, ficará ainda mais fácil estar evitando possíveis prejuízos.

Por isso, use de sistemas que façam o cadastramento dos produtos que estão no seu estoque, e assim faça toda a gestão dos produtos presentes no seu estoque, facilitando ainda mais o giro de estoque.

Você como uma pessoa que está em busca de obter o sucesso do seu negócio, deve investir o máximo possível em cima daquele seu negócio. Por isso, ter em mente possíveis erros, como talvez no seu giro de estoque, irá fazer com que a sua empresa possa retomar no mercado e realmente crescer dessa vez.

Para você que já sabe calcular o giro do estoque de sua empresa e está buscando um sistema de controle de estoque eficiente, conheça nossa versão online através do whatsapp abaixo:

Estoque Parado = Sistema de Controle de Estoque Ineficiente

Você percebe o quanto um estoque parado é prejudicial para a saúde financeira da sua empresa, mas não sabe como evitar isso? Então, pare de se preocupar agora mesmo! Nesta postagem vamos relacionar algumas dicas ótimas para facilitar sua rotina.

Mais do que isso, vamos te ajudar a entender a lógica da gestão de estoques com foco na rotatividade dos itens. Basta continuar a leitura! Confira!

Planeje bem a compra dos produtos

O problema com estoque parado pode ser causado por excesso de aquisição de produtos. Sendo assim, além de ficar atento à sua real demanda, não se deixe levar pelo poder de convencimento dos fornecedores. Sempre pense muito bem antes de adquirir novas mercadorias. Por mais que seus fornecedores façam recomendações, lembre-se de que eles querem que você compre — e compre muito!

Portanto, faça suas aquisições sempre com base em relatórios e estudos de mercado. Preferencialmente, procure se basear em dados provenientes de várias fontes combinadas, como estimativa da equipe de vendas e histórico de períodos anteriores, pois isso ajuda a diminuir a margem de erro.

Avalie o estoque constantemente 

Fique de olho em seu estoque. Dedique especial atenção àqueles produtos que parecem estar sendo vendidos muito lentamente. Nesse caso, é quase certo que há acúmulo de mercadoria. Quando perceber uma situação assim, crie descontos e promoções para esses produtos. Assegure-se também de que novos itens do mesmo tipo não serão adicionados ao estoque.

Planeje bem a compra dos produtos

Como vimos, o problema com estoque parado pode ser causado por excesso de aquisição de produtos. Sendo assim, além de ficar atento à sua real demanda, não se deixe levar pelo poder de convencimento dos fornecedores. Sempre pense muito bem antes de adquirir novas mercadorias. Por mais que seus fornecedores façam recomendações, lembre-se de que eles querem que você compre — e compre muito!

Portanto, faça suas aquisições sempre com base em relatórios e estudos de mercado.

Crie promoções

As promoções são uma das melhores maneiras de se evitar o estoque parado. Por mais que alguns produtos já não vendam com a mesma frequência, um bom estímulo certamente conseguirá mudar esse cenário. Uma boa dica é misturar os produtos que estavam parados com os novos, formando kits. Assim, eles se tornarão muito mais atraentes aos olhos dos consumidores. Não se esqueça, ainda, de dar uma ampla divulgação às promoções.

Invista em tecnologia (Sistema de controle de estoque)

Muitas vezes, o desconhecimento do próprio estoque é o que leva a empresa a ter uma grande quantidade de mercadorias paradas. Por isso, é essencial conhecer e controlar bem seu inventário. Para tanto, a tecnologia será uma grande aliada nessa missão. Como o controle manual pode ser muito oneroso e consumir muito tempo, é possível pode utilizar softwares especializados.

Há os softwares ERP, que são ideais para o gerenciamento de estoque. Por meio deles, você conseguirá controlar não só o inventário, mas todas as operações da empresa a partir de uma única base. Ao utilizar essa ferramenta para gerenciar seu estoque, você terá ganhos em eficiência e diminuirá os desperdícios. Ainda, alcançará uma maior previsibilidade de demanda, evitando comprar produtos desnecessários de seus fornecedores.

Organize o espaço físico

A falta de organização do espaço físico favorece avarias nas mercadorias e dificulta que elas sejam encontradas. Itens espalhados pelos corredores, grupos de produtos misturados sem critérios e falta de espaço são problemas que, na prática, podem esconder os produtos.

Como resultado desse engano é possível que em uma eventual contagem essa falta seja interpretada como uma diferença e os itens sejam baixados. Para repor essas mercadorias será feita uma nova compra, mesmo que os produtos se encontrem na empresa.

Faça um diagnóstico dos processos

A maioria dos problemas de estoque que costumam chamar nossa atenção são efeitos e não causas. Você pode fazer uma promoção para terminar com alguns produtos parados, como sugerimos, mas isso não significa que o problema foi resolvido.

Por isso, é preciso pensar sobre o que ocasionou a sobra. Pode ter sido um erro de previsão, uma encomenda que não foi devidamente garantida, uma falha de procedimento de contagem e assim por diante.

A forma de resolver a questão de modo mais definitivo é avaliar todos os processos que influenciam o controle de estoque, como separação de pedidos e previsão de compras, para identificar falhas e corrigi-las.

Faça inventários periódicos 

Por mais perfeito que seja o seu controle é quase certo que ocorrerão falhas em alguns procedimentos. Por isso, é fundamental elaborar um cronograma de inventários. Você pode determinar um calendário de contagem por grupo de produtos, contar os itens que tiveram movimentação e estabelecer outros critérios, de modo a facilitar o procedimento.

No entanto, deixar de fazer esses controles ou contar todos os itens uma única vez por ano é muito mais trabalhoso e menos eficiente. Depois de um período mais longo você não tem mais como identificar o que ocasionou o problema e isso impede de corrigi-lo.

Negocie com fornecedores

Muitos fornecedores adotam políticas de trocas e reposições que ajudam a eliminar produtos parados. Em razão de atenderem mercados maiores, eles podem viabilizar trocas ou até mesmo assumir o prejuízo, se considerarem que isso é importante para manter seus clientes.

Por isso, é fundamental que você aplique uma boa política de gestão de fornecedores, pois é ela que permite manter uma rede variada e que promova a concorrência entre eles. Na medida certa, essa política vai garantir um maior poder de negociação.

Por fim, lembre-se de que o estoque parado significa redução no fluxo de caixa, sobrecarga de um espaço físico precioso e gastos com manutenção e mão de obra, muitas vezes sem retorno algum. Colocando essas dicas em prática, certamente reduzirá seus custos e aumentará seus lucros.

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Inventário de estoque: entenda sua importância e aprenda a fazer

O inventário de estoque se caracteriza pela ação prática de levantamento da quantidade e da condição dos produtos armazenados pela empresa, sejam matérias-primas, sejam itens acabados. Os procedimentos necessários incluem identificação, classificação e contagem.

As funções e os benefícios envolvem a lucratividade, a eficiência e o controle. Afinal, sem um bom inventário, a empresa nem ao menos sabe, com segurança, o valor que mantém imobilizado em estoque, os produtos disponíveis para a venda, o que precisa ser comprado e o que é aconselhável promover.

Portanto, falhas de inventário causam falta de produtos que o cliente precisa e, ao mesmo tempo, sobra no estoque — o que implica em dinheiro parado, que poderia ser investido em crescimento ou retirado como lucro. Por isso, entenda, de uma vez, o que você precisa fazer para verificar o seu estoque com precisão.

Elabore os processos de estoque

A maioria dos problemas e diferenças de estoque ocorrem em razão de erros elementares de procedimentos. Pode ser a digitação errada de um código, da quantidade de um item e, até mesmo, a falta de lançamentos. Às vezes, intencionalmente, mas muitas delas são por engano.

Por isso, a definição dos processos que envolvem o estoque precisa estar elaborada e descrita, o que inclui o próprio inventário. Como ele será efetuado? Quem será o responsável? Com qual frequência? Cada tarefa deve estar prevista.

Categorize os produtos

A categorização de produtos tem a função evidente de facilitar e melhorar os controles, mas separá-los por classes também melhora bastante as atividades de inventário, especialmente a de contagem.

Você pode, por exemplo, elaborar um cronograma de verificação por categoria de produtos e organizar melhor essa tarefa, uma vez que contar todo o estoque de uma vez é inviável como atividade periódica.

Trabalhe a organização interna

Contudo, não é apenas com a organização da contagem que você deve se preocupar. O mesmo produto armazenado em locais diferentes, espalhados pelos corredores ou em espaços de difícil acesso cria dificuldades desnecessárias para um bom controle de inventário.

Isso sem contar o risco maior de danificar itens, principalmente os mais frágeis, que precisam de condições especiais de armazenagem.

Treine a equipe

O efeito de elaborar os processos, procedimentos e regras de armazenamento e gestão de estoque serão relativos, se a equipe não for adequadamente treinada para executá-los. Boa parte das falhas ocorrem em razão da falta de habilidade ou de conhecimento sobre como as tarefas devem ser executadas.

Utilize a tecnologia

Atualmente, é impensável que uma empresa mantenha controles eficientes de estoque sem um bom sistema. Desde o seu desenvolvimento, eles são elaborados de acordo com boas práticas de gestão, o que inclui a padronização de procedimentos de estoque que facilitam o controle e o registro de movimentação.

Para concluir, é importante identificar que o inventário de estoque é uma medida essencial para equilibrar os recursos disponibilizados para mantê-lo. Ao identificar a possibilidade de diminuir a valor dos produtos estocados, por exemplo, a empresa reverte, rapidamente, esses itens armazenados em demasia como dinheiro disponível em caixa.

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Sistema de Controle de Estoque: Erros que podem ocorrer durante a gestão

Nem sempre a empresa apresenta os resultados esperados. É comum, quando isso acontece, que o responsável comece a procurar a origem do problema. Normalmente, pensamos primeiro nos departamentos financeiro, tributário, vendas… No entanto, há erros na gestão do estoque que podem influenciar muito mais do que se imagina.

O estoque é um item importantíssimo, visto que é ele que determina, em grande parte, a pontualidade nos prazos de entrega. Além disso, sua rotatividade indica em quais produtos ou matérias-primas é preciso investir mais (ou menos).

Problemas em sua gestão podem resultar em itens parados por muito tempo ou falta de mercadorias essenciais para o bom funcionamento da empresa. Para entender melhor onde podem estar os problemas, listamos abaixo os principais erros de gestão de estoque que costumam assolar as empresas.

Erros na gestão de estoque

1. Não acompanhar o giro dos produtos

O giro de um produto pode ser entendido como o tempo que ele permanece em estoque, desde a aquisição até a venda. Conhecer esse tempo ajuda o gestor a programar melhor a reposição e evita um dos maiores erros na gestão de estoque. Assim, é possível entrar em contato com o fornecedor e realizar o pedido em um tempo hábil para que o item em questão não fique em falta.

Além disso, o giro ajuda a calcular a quantidade necessária para compra. Existem itens que são menos vendidos, mas isso não justifica simplesmente deixar de comprá-los. Basta determinar a quantidade correta e garantir que haja o suficiente para suprir a demanda (ainda que ela seja pequena).

2. Não registrar entradas e saídas

Um bom gestor sabe exatamente quais produtos há em seu estoque. Para isso, entretanto, é necessário registrar fielmente todas as entradas e saídas de mercadorias. O ato de baixar produtos vendidos do estoque e inserir os novos sempre que recebê-los deve se tornar uma obrigatoriedade em sua empresa.

Quando você simplesmente deixa para depois, os lançamentos podem acabar caindo no esquecimento. E dessa forma você perde totalmente o controle do seu estoque. Quanto mais as atualizações forem adiadas, mais difícil será restabelecer a organização.

3. Não fazer a integração com outros setores (sem sistema de controle de estoque)

Uma boa maneira de garantir os lançamentos que citamos no tópico acima é a partir da integração de setores. Se você utiliza um sistema de automação que permite que os itens sejam baixados automaticamente quando vendidos e incluídos quando comprados, o trabalho da sua equipe comercial tende a ser otimizado.

Uma ferramenta que permite integrar o lançamento de itens com a emissão de notas fiscais de vendas ou o registro de compras é a melhor escolha para quem deseja manter um controle rigoroso de todos os itens que há no estoque da empresa.

Como se pode ver, recorrer à tecnologia é uma ótima solução para minimizar os erros na gestão de estoque. Ferramentas de automação otimizam o tempo e o trabalho da sua equipe e ainda mantêm você informado sobre os resultados de cada setor.

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